Penjualan sedang berjalan baik, tetapi barang pengganti belum tiba. Anda akhirnya menolak pesanan atau membiarkan pelanggan menunggu tanpa kepastian. Masalahnya bisa bermula dari cara menentukan waktu pembelian.
Banyak pebisnis menghitung waktu restock hanya dari perjalanan kapal atau pesawat. Padahal, sebelum berangkat, barang masih melewati beberapa tahap yang membutuhkan waktu sendiri.
Untuk merencanakan stok, hitung sejak order diproses hingga produk siap dijual.
Pisahkan waktu seller dari waktu pengiriman
Tanyakan apakah produk tersedia atau perlu diproduksi. Jawaban “ada barang” juga perlu diperjelas: apakah jumlah dan varian yang Anda butuhkan sudah lengkap?
Seller mungkin membutuhkan waktu untuk mengumpulkan stok, memasang logo, atau membuat kemasan. Setelah selesai, paket masih perlu dikirim ke gudang asal dan dicocokkan dengan data pesanan.
Jika membeli dari beberapa seller, satu paket yang terlambat dapat memengaruhi rencana konsolidasi. Tentukan apakah semua barang harus berangkat bersama atau sebagian boleh dikirim lebih dahulu, dengan mempertimbangkan biayanya.
Hitung sampai barang siap masuk penjualan
Barang tiba di Indonesia belum tentu langsung tersedia di toko. Masih ada proses sesuai skema pengiriman, pengantaran ke tujuan, pemeriksaan penerimaan, dan persiapan penjualan.
Untuk produk yang perlu diuji atau dikemas ulang, masukkan juga waktu pengerjaannya. Jangan menjadwalkan promosi hanya berdasarkan perkiraan kedatangan tanpa memikirkan tahap terakhir.
Berikut contoh pembagian waktu. Angka ini semata-mata simulasi, bukan estimasi suatu layanan.
| Tahap | Waktu simulasi |
|---|---|
| Persiapan seller | 7 hari |
| Pengiriman lokal dan penerimaan gudang | 4 hari |
| Menunggu konsolidasi dan keberangkatan | 5 hari |
| Pengiriman internasional dan proses berikutnya | 24 hari |
| Pengantaran dan persiapan penjualan | 5 hari |
| Total | 45 hari |
Jika hanya menghitung tahap pengiriman internasional, Anda melewatkan 21 hari pada contoh tersebut.
Hubungkan jadwal dengan penjualan harian
Misalkan penjualan rata-rata adalah 4 pcs sehari. Untuk kebutuhan selama 45 hari, Anda memerlukan 180 pcs, sebelum menambahkan stok cadangan.
Perhitungan sederhana ini membantu menentukan kapan pembelian mulai disiapkan. Jumlah cadangan perlu disesuaikan dengan perubahan permintaan, variasi waktu kedatangan, kapasitas modal, dan masa simpan produk.
Jangan memakai rata-rata lama secara otomatis saat sedang ada promosi besar. Begitu pula, jangan terus menambah stok jika penjualan mulai melambat.
Tinjau jadwal berdasarkan pengalaman aktual
Catat tanggal pembayaran, seller mengirim, gudang menerima, keberangkatan, dan barang siap dijual. Beberapa transaksi akan memberi gambaran waktu yang lebih berguna daripada perkiraan berdasarkan satu pembelian.
Perhatikan juga hari libur dan jadwal operasional yang dikonfirmasi masing-masing pihak. Jadwal perlu diperbarui ketika ada perubahan, lalu disampaikan kepada tim penjualan.
Pemahaman alur impor membuat restock lebih terencana. Anda dapat menyiapkan pembelian ketika stok masih cukup, sekaligus menghindari menumpuk barang jauh melebihi kebutuhan.